Advertisement
Pengertian Surat - Menyurat
Dalam kehidupan seperti sekarang ini selain komunikasi yang dilakukan secara lisan, komunikasi tulis mutlak pula diperlukan oleh masyarakat modern untuk menunjang aktivitas kehidupan sehari – hari, dan dalam komunikasi tulis salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat.
Secara umum surat dapat dikatakan sebagai alat untuk menyampaikan maksud tertentu dari penulisannya secar tertulis (LamuddinFinosa, 1991). Dan dalam arti sehari – hari surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secar tertulis. Sedangkan pengertian surat yang lebih luas memiliki fungsi sebagai penyampai informasi tertulis rekaman berita berupa catatan tentang suatu aktivitas baik itu aktivitas pribadi ataupun suatu organisasi. Selain itu surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis, alat pengingat, pedoman untuk bertindak, keterangan pengamatan, duta atau wakil organisasi, dokumentasi historis dari suatu kegiatan.
Berdasarkan uraian di atas maka surat dapat didefinisikan sebagai suatu informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang berlaku khusus pada bidang surat menyurat.
Sedangkan penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak ke pihak lain dapat atas nama perseorangan atau pribadi dan dapat pula atas nama jabatan seseorang dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat baik oleh perseorangan maupun organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Dan pelakunya disebut koresponden dimana yang biasa melakukan adalah para pegawai, namun pimpinan dan staf lain juga perlu menguasainya karena mereka juga akan terlibat dalam proses kegiatan surat menyurat tersebut.
Bagian – Bagian Surat
Pada umumnya surat terdiri atas empat komponen utama yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dlam memprkenalkan dan mengomunikasikan pesan si pengirim kepada si penerima surat. Untuk lebih jelasnya bagian – bagian surat dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Kepala surat
Pada umumnya, organisasi, badan hokum, dan perusahaan memiliki kertas kop surat. Berikut ini adalah fungsi dari kepala atau kop surat.
a. Sebagai identitas
Pada kop surat tercantum logo atau lambing perusahaan atau instansi. Logo atau lambing ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar memberi kesan yang baik, mudah diingat, khas, berwibawa, dan mewakili perusahaan yang dilambangkannya.
b. Sebagai pemberi informasi
Kop surat yang lengkap mencantumkan nama perusahaan atau instansi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, facsimile dan kantor cabang sehingga dapat memberikan informasi yang jelas kepada pembaca mengenai perusahaan atau instansi pengirimnya.
2. Tanggal surat
Tanggal surat sebaiknya ditulis dengan lengkap, yaitu dengan mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut :
a. Mempermudah penetapan waktu membalasnya.
b. Mempermudah pengingatan kembali dan pengagendaannya bagi si penerima
c. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan.
3. Nomor surat
Nomor surat berfungsi sebagai berikut :
a. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan.
b. Petunjuk unit atau departemen asal surat.
c. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu.
d. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali.
4. Perihal surat
Perihal atau hal merupakan petunjuk mengenai intisari atau poko isi surat. Fungsinya sebagai penyimpul pokok isi atau intisari surat, sehingga memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban.
5. Lampiran
Lampiran ini berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat. Lampiran ditempatkan dibawah dan sejajar dengna nama jabatan, sedangkan dalam surat – surat pemerintah penulisannya setelah penulisan nomor surat.
6. Alamat yang dituju.
Alamat yang dituju berfungsi sebagai pemberi informasi pada si pengantar agar tidak mengalami kesulitan dalam pengiriman surat.
7. Kalimat pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut.
8. Isi surat
Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pembuatan surat dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal.
9. Kalimat penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, penghargaan atau pengarahan.
10. Salam penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat siap ditandatangani.
Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pengembang sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala – kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.
Analisa sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya (Jogianto, 1989:129).
Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik ditahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem (Jogianto, 2005).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah – langkah yang diperlukan dalam menganalisa sistem adalah :
1. Tahap perencanaan sistem
2. Tahap analisis sistem
3. Tahap perancangan sistem
4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan factor – factor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data –data yang baik yang berasal dari sumber – sumber internal seperti misalnya laporan – laporan, dokumen observasi, maupun sumber – sumber diluar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya digunakan. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan – laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut, dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan output system, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan maka kita perlu melihat kembali dari analisa sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sebuah sistem.
System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur – prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalalm membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi – fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub – sistem yang ada (Jogianto, 1998:10).
Terdapat berbagai bentuk symbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.